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有效沟通

归档日期:07-14       文本归类:沟通      文章编辑:爱尚语录

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  有效沟通越来越多的被应用在企业管理上,常见主流商业管理课程如EMBA、MBA及其他各类企业培训等均将“有效沟通”作为管理者必备的一项素质要求包含在内。

  所谓有效的沟通,是通过听、说、读、写等载体,通过演讲、会见、对话、讨论、信件等方式将思维准确、恰当地表达出来,以促使对方更好的接受。

  达成有效沟通须具备两个必要条件:首先,信息发送者清晰地表达信息的内涵,以便信息接收者能确切理解:其次,信息发送者重视信息接收者的反应并根据其反应及时修正信息的传递。免除不必要的误解。两者缺一不可。有效沟通主要指组织内人员的沟通,尤其是管理者与被管理者之间的沟通。

  有效沟通能否成立关键在于信息的有效性,信息的有效程度决定了沟通的有效程度。信息的有效程度又主要取决于以下几个方面:

  1.信息的透明程度。当一则信息应该作为公共信息时就不应该导致信息的不对称性.信息必须是公开的。公开的信息并不意味着简单的信息传递,而要确保信息接收者能理解信息的内涵。如果以一种模棱两可的、含糊不清的文字语言传递一种不清晰的,难以使人理解的信息。对于信息接收者而言没有任何意义。另一方面,信息接收者也有权获得与自身利益相关的信息内涵。否则有可能导致信息接收者对信息发送者的行为动机产生怀疑。

  2.信息的反馈程度。有效沟通是一种动态的双向行为,而双向的沟通对信息发送者来说应得到充分的反馈。只有沟通的主、客体双方都充分表达了对某一问题的看法,才真正具备有效沟通的意义。

  管理沟通,从其概念上来讲,是为了一个设定的目标,把信息、思想和情感在特定个人或群体间传递,并且达成共同协议的过程。沟通是自然科学和社会科学的混合物,是企业管理的有效工具。沟通还是一种技能,是一个人对本身知识能力、表达能力、行为能力的发挥。无论是企业管理者还是普通的职工,都是企业竞争力的核心要素,做好沟通工作,无疑是企业各项工作顺利进行的前提。有效沟通在企业管理中的重要性主要表现在:

  公司决策需要一个有效的沟通过程才能施行,沟通的过程就是对决策的理解传达的过程。决策表达得准确、清晰、简洁是进行有效沟通的前提,而对决策的正确理解是实施有效沟通的目的。在决策下达时,决策者要和执行者进行必要的沟通,以对决策达成共识,使执行者准确无误的按照决策执行,避免因为对决策的曲解而造成的执行失误。

  一个企业的群体成员之间进行交流包括相互在物质上的帮助、支持和感情上的交流、沟通,信息的沟通是联系企业共同目的和企业中有协作的个人之间的桥梁。同样的信息由于接收人的不同会产生不同的效果,信息的过滤、保留、忽略或扭曲是由接收人主观因素决定的,是他所处的环境、位置、年龄、教育程度等相互作用的结果。由于对信息感知存在差异性,就需要进行有效的沟通来弥合这种差异性,以减小由于人的主观因素而造成的时间、金钱上的损失。准确的信息沟通无疑会提高我们的工作效率,使我们舍弃一些不必要的工作,以最简洁、最直接的方式取得理想的工作效果。为了使决策更贴近市场变化,企业内部的信息流程也要分散化,使组织内部的通信向下一直到最低的责任层,向上可到高级管理层,并横向流通于企业的各个部门、各个群体之间。在信息的流动过程中必然会产生各种矛盾和阻碍因素,只有在部门之间、职员之间进行有效的沟通才能化解这些矛盾,使工作顺利进行。

  企业管理讲求实效,只有从问题的实际出发,实事求是才能解决问题。而在沟通中获得的信息是最及时、最前沿、最实际、最能够反映当前工作情况的。在企业的经营管理中出现的各种各样的问题,如果单纯的从事物的表面现象来解决问题,不深入了解情况,接触问题本质,会给企业带来灾难性的损失。

  个人与个人之间、个人与群体之间、群体与群体之间开展积极、公开的沟通,从多角度看待一个问题,那么在管理中就能统筹兼顾,未雨绸缪。在许多问题还未发生时,管理者就从表象上看到、听到感觉到,经过研究分析,把一些不利于企业稳定的闲素扼杀掉。企业是在不断解决经营中的问题中前进的,企业中问题的解决是通过企业中有效的沟通实现的。

  人具有自然属性和社会属性,在实际的社会生活中,在满足其生理需求时还要满足其精神需求。每个人都希望得到别人的尊重,社会的认可和自我价值的实现。一个优秀的管理者,就要通过有效的沟通影响甚至改变职员对工作的态度、对生活的态度。把那些视工作为负担,对工作三心二意的员工转变为对工作非常投入,工作中积极主动,表现出超群的自发性、创造性。在有效沟通中,企业管理者要对职工按不同的情况划分为不同的群体,从而采取不同的沟通方式。如按年龄阶段划分为年轻职工和老职工,对年轻的资历比较浅的职工采取鼓励认可的沟通方式,在一定情况下让他们独立承担重要工作,并与他们经常在工作生活方面沟通,对其工作成绩认可鼓励,激发他们的创造性和工作热情,为企业贡献更大的力量。对于资历深的老同志,企业管理者应重视尊重他们,发挥他们的经验优势,与他们经常接触,相互交流,给予适当的培训,以调动其工作积极性。

  强调沟通的目标明确性。通过交流,沟通双方就某个问题可以达到共同认识的目的。

  强调沟通的时间概念。沟通的时间要简短,频率要增加,在尽量短的时间内完成沟通的目标。

  强调人性化作用。沟通要使参与沟通的人员认识到自身的价值。只有心情愉快的沟通才能实现双赢的思想。

  至于有效沟通手段问题,应根据实际情况采取不同的方法。在制度方面可以建立有效措施:如定期召开公司例会。在会上各部门负责人进行工作情况通报以使各部门之间相互了解,解决信息不畅通之困扰;更可在的会后安排形式不同的小聚(例如晚餐、夜宵等等)以使大家相互之间更加畅所欲言,增进感情。

  1、从沟通组成看,一般包括三个方面:沟通的内容,即文字;沟通的语调和语速,即声音;沟通中的行为姿态,即肢体语言。这三者的比例为文字占7%,声音占38%,行为姿态占55%。同样的文字,在不同的声音和行为下,表现出的效果是截然不同。所以有效的沟通应该是更好的融合好这三者。

  2、从心理学角度,沟通中包括意识和潜意识层面,而且意识只占1%,潜意识占99%。

  必然是在潜意识层面的,有感情的,线、沟通中的“身份确认”,针对不同的沟通对象,如上司,同事,下属,朋友,亲人等,即使是相同的沟通内容,也要采取不同的声音和行为姿态。

  4、沟通中的肯定,即肯定对方的内容,不仅仅说一些敷衍的话。这可以通过重复对方沟通中的关键词,甚至能把对方的关键词语经过自己语言的修饰后,回馈给对方。这会让对方觉得他的沟通得到您的认可与肯定。

  5、沟通中的聆听,聆听不是简单的听就可以了,需要您把对方沟通的内容、意思把握全面,这才能使自己在回馈给对方的内容上,与对方的真实想法一致。例如,有很多人属于视觉型的人,在沟通中有时会不等对方把话说完,就急于表达自己的想法,结果有可能无法达到深层次的共情

  按巴纳德的看法,权力是正式组织的沟通特性。它的效力通过参与行为控制过程的组织成员的认可来体现。以上述对权力的定义。我们可以看出权威的确立主要取决于组织内的信息接收者而非信息发送者。权力不是管理层的所有物。权力的流动不是从上至下的而是从下至上的.要达到这一步除了上述有效信息的透明性和反馈以外.还进一步涉及到信息的合理性。只有公正的、适度的有效信息才是合理的。

  1.信息的公正性。人具有多重特性,作为“经济人”,他要追求最大限度的满足。而在人类资源相对稀缺的前提下,人们对各自利益的追求必然产生一定的矛盾.解决矛盾的方法只能是公平、公正原则。公正的信息能让每一个人都能凭着自身的努力获得相对满足的利益。

  2.信息的适度性。适度的信息一方面可以规范组织内个体的行为,更重要的是它能为组织内个体的能力发展和积极性、主动性、创造性的发挥留下广阔的空间。

  3.此外,合理的信息应与组织目标相一致。或者说,与组织目标冲突的信息会令组织内个体左右为难,同时。在冲突目标下的个体的不同行为会发生矛盾.甚至可能相互破坏

  内部有效沟通的最大障碍在于管理者高估了自己的管理权而对权力空隙估计不足.管理者的观念和由此而及的思维方式还固守着旧的习惯。如果管理者仍偏重于以物为中心的重事管理思想,那么传统管理模式的某些特性必然体现出来,其核心强调管理者的权力和威严。管理者在权力幻想之下,其所谓的沟通必然出现以下特征:

  思维是沟通的基础。任何一个有目的的沟通皆始于自我.因此。自身的思维是影响有效沟通的重要因素。过于迷信自身思维方法的管理者既主观又武断,缺乏客观、公正、公平之心.既不能正视自我也不愿正视他人,更谈不上设身处地站在对方的角度考虑问题。

  因此,管理者注重的仅仅是把信息传递出去,忽视了信息接收者的感受,同时对信息接收者是否理解这一信息也不置一顾,显然有效沟通不成立。

  以自我为中心,过于迷信自身思维方法的管理者其认知模式往往具有剧性化特征,以静态的思维面对时代的发展和社会的进步,久而久之,管理者非但不了解别人.甚至都不了解自己,不了解自身与现实的差距有多大。另一方面,面对具有较强等级观念的权威性管理者。下属出于自身前途的利弊考虑,发送的信息可能更倾向于附和管理者的愿望以回避风险。管理者接收了此类信息后在一定程度上更强化了其认知模式的剐性。如此之沟通只能陷入一种恶性循环.管理者更固守于传统的思维,被管理者更热衷于传递失实的信息,最终结局只能是组织内部人心涣散,更可悲的是管理者自身甚至还未意识到到底哪个环节出了问题。

  如前所述,有效沟通是一种动态的双向行为,而双向的沟通应得到充分的反馈,只有沟通的主体、客体双方都充分表达了对某一问题的看法。才具备有效沟通的意义。因为在复杂的社会环境下,组织内部多样化程度越来越高。相互之间的依赖也越来越强,各种对目标、职责、利害关系等认识的分歧也越来越大,同时,也只有在增强主客体上下交流的过程中。才能引导人们从不同的角度看问题,消除一些不必要的误解和偏见。如此才能使组织成为一个相互依赖的合作整体。从而顺利达到组织追求的目标。而以自我为中心的权威型管理者发送信息时漠视信息接收者的反应,从而使沟通仅局限于从上到下的单向沟通。

  真诚是理解他人的感情桥梁。而缺乏诚意的交流难免带有偏见和误解。从而导致交流的信息被扭曲。在管理关系比较简单的传统管理模式下。管理者被管理者彼此缺乏相互的渗透。缺乏情感的互动效应。实际上.沟通中信息发送者的目的是否能达到完全取决于信息接收者。因此管理者只有在转变观念,弱化自己的权力。把对方看成合作伙伴的前提下才能与被管理者进行心理沟通。

  自由开放的多种沟通渠道是使有效沟通得以顺利进行的重要保证。从管理的角度考虑。沟通是一个长期积累和长期不懈努力的过程,因此,沟通不仅仅是管理中的技巧和方法,更是一种组织制度。在中国,开会可能是传递、发送信息的一个最常见的场所。一个具有实质内容的。安排妥当的会议将是同时完成意见沟通和管理目的的有效工具。但如果会议的召开只是为了满足权威型领导展示其权威的欲望,或者是没有实质意义的沟通,只会引起人们的反感,显然违背了有效沟通的本意。

  在团队里,要进行有效沟通,必须明确目标。对于团队领导来说,目标管理是进行有效沟通的一种解决办法。在目标管理中,团队领导和团队成员讨论目标、计划、对象、问题和解决方案。由于整个团队都着眼于完成目标,这就使沟通有了一个共同的基础,彼此能够更好地了解对方。即便团队领导不能接受下属成员的建议,他也能理解其观点,下属对上司的要求也会有进一步的了解,沟通的结果自然得以改善。如果绩效评估也采用类似办法的话,同样也能改善沟通。

  在团队中身为领导者,善于利用各种机会进行沟通,甚至创造出更多的沟通途径,与成员充分交流等并不是一件难事。难的是创造一种让团队成员在需要时可以无话不谈的环境。

  一是必须知道说什么,就是要明确沟通的目的。如果目的不明确,就意味着你自己也不知道说什么,自然也不可能让别人明白,自然也就达不到沟通的目的。

  二是必须知道什么时候说,就是要掌握好沟通的时间。在沟通对象正大汗淋漓地忙于工作时,你要求他与你商量下次聚会的事情,显然不合时宜。所以,要想很好地达到沟通效果,必须掌握好沟通的时间,把握好沟通的火候。

  三是必须知道对谁说,就是要明确沟通的对象。虽然你说得很好,但你选错了对象,自然也达不到沟通的目的。

  四是必须知道怎么说,就是要掌握沟通的方法。你知道应该向谁说、说什么,也知道该什么时候说,但你不知道怎么说,仍然难以达到沟通的效果。沟通是要用对方听得懂的语言——包括文字、语调及肢体语言,而你要学的就是透过对这些沟通语言的观察来有效地使用它们进行沟通。

  人们在工作和生活之中每时每刻都进行着沟通,以至于大家对于沟通这个概念已经非常熟悉了,但什么是沟通?可能很少有人进行过认真、深入的思考。我们在向几个大公司的中层管理人员提出这个问题时,多数人都不能予以全面的回答。据此,我们推测,善于运用沟通的技巧,并能够进行有效沟通的人可能更少。

  事实正如我们所推测的一样,在实际工作当中许多很有才能的人,由于沟通环节存在问题而无法充分发挥作用;一件本来很好的事情由于沟通环节出现问题导致结果适得其反……因此,如何进行有效沟通,对于提高工作效率非常重要!

  沟通就是信息(情感、观点、事件等等)的流通和传递。沟通的途径多种多样,我们最常用的方法是语言沟通。美国斯隆学院的行为科学家们对语言沟通过程中的说话、聆听、思考三个活动的速度进行了多次试验,得出了这样的结论:思考速度;聆听速度;说话速度。另外,行为科学家还通过不同的信息传递手段,对获取信息的有效性进行了多组比对试验,得出的结论是:信息经提炼后再传递给聆听者,其记忆的效果远远好于不加整理且没有重点的叙述和图片展示。

  这两组试验的结论对如何进行有效沟通产生了很大的影响力,使人们能够运用科学的试验结论,对比自己的沟通行为,认真思考一下在日常沟通过程中是否存在不适当的行为:提供的信息越多越好;不停地灌输自己的观点,不管聆听者的反应;信息长篇累牍,没有重点……事实证明,这样的沟通往往效果不好,我们需要从信息沟通的流转过程入手,分析这些问题存在的原因,并提出解决措施。

  沟通过程中,信息的传递一般是经过构想、组织信息(提炼或加工)、发出信息、聆听者接收信息、思考、组织反应(反馈)六个过程,在这个循环过程中,任何一个过程都不能缺少。

  如果不经过组织信息过程即提炼加工过程,聆听者就会不知所云,无法掌握重点,因而也无法进行正确的反馈,这种问题在日常工作当中最为普遍,我们称之为信息堆积;如果不给聆听者思考的机会和时间,信息传递的效果也会大打折扣,聆听者在交流过程中由于大脑运转速度远远快于说话的速度且交流的信息无法引起大脑思考,此时,聆听者往往会形成“走神儿”或“独自闪念”的情况,交流的效果自然很差,这种情况也非常普遍,我们称之为“自我沟通”。这两种情况在我们的工作过程中极为普遍,并存在某种程度上的变异情况,因此,需要采取应对措施加以改进。

  对于“信息堆积”的问题,缺乏的就是信息的提炼和加工过程。在这种情况下,我们往往已经完成了构想的阶段,具备了很丰富的素材,但并不具备交流、汇报、沟通的条件,我们需要检查已经准备好的素材是否能够表达明确的意图和沟通目标,需要将材料进行提炼和加工,将其归纳成为具有说服力,能够支撑其表达意图的材料。与之对应的另外一种情况是,我们只是有了初步构想,要把这个思想火花及时记录下来,而不是立刻让别人按照这个不成熟的构想进行下一步操作,因为这个构想往往并不全面,甚至存在严重错误,贸然进行下一步工作可能造成工作的损失和反复,造成具体工作人员失去对管理者的信心。因此,在这种情况下,最重要的措施就是在进行沟通之前进行信息的提炼、加工和筛选。

  对于“自我沟通”的问题,改进的方法是进行互动。即在信息交流过程中要注意聆听者的反馈,不断引发聆听者对所谈问题的思考。有的管理学家甚至提出这样的观点“慢速沟通比快速沟通更有效”,其理论依据是由于说话的速度慢,聆听者在了解前面的问题后,非常急于听到后续的问题,导致思想完全集中在你所传递的信息上面。

  “自我沟通”的问题也存在变异情况,一些管理者在制定工作计划或任务时,往往将自己的想法自上而下一味的传递,并不知道下属是否真正了解了自己的工作意图,导致工作结果与设想偏差很大,只得再进行返工,工作效率不高,且容易挫伤下属员工的工作积极性。这样的管理者可能非常了解互动的意义,但往往在实际工作当中不知道如何与员工进行互动,导致沟通不畅,效率不高。

  上级与下级的沟通。上级管理者在布置工作和任务时要清晰,使接收任的同志都能够明确目的。在必要的情况下,上级管理者还要给接受任务的同志提供必要的手段,确保工作能够高效率地实现既定目标,在此沟通过程中的互动最为重要。要注意的问题是,上级管理者要区分不同的对象,采用不同的沟通方式,有的同志非常善于领会意图也具有很强的工作能力,对这样的同志,上级管理者不需要进行很详细的工作交代,要拿出多数时间倾听他们的设想,并对他们提出的建议、困难等给以答复,提高他们的主动性和自信心,以提高工作效率;对于领悟能力和实践能力不强的同志,上级管理者不能简单行事,把一件事情简单交代之后置之不理,期待预期结果的出现,这样往往事与愿违。对这样的同志要多传递自己的想法,注重他们的执行能力,而不能过多地期望他们能够提出更多更好的建议。

  同级之间的沟通。通常情况下,同级之间针对工作问题进行沟通有一定的困难,由于沟通事件的本身并不是完全对等的,因此沟通的结果势必造成沟通双方产生一定的服从或服务关系,往往是提出问题的人是处于主动位置。在这种情况下,双方要尽量从对方的角度考虑问题,在提出问题的同时,为对方可能导致的困难提出解决意见甚至提供一定的帮助,使工作能够顺利完成。问题提出者要主动放下架子,以商量的口吻与对方沟通,并尽量多听取对方的反馈意见,了解对方的困难,切不可采用强迫的口吻和手段,那样往往把事情办坏。我们的目的是更快更好;地完成工作而不是探讨责任的归属问题。另外,沟通双方要从组织整体的角度考虑问题,在确保整体利益的前提下,探讨沟通事件的处理方法,切莫把对事情的处理与对人的好恶结合起来。

  “沟通就是生产力”。公司领导高瞻远瞩,对沟通工作的重要性进行了高度的概括,并多次强调采用有效沟通方法对提高工作效率、效果的重要意义。在今后的工作中,我们确实还需要不断掌握和运用有效沟通的方法,创造工作动力,激发工作潜能,使我们的战略目标早日得到实现

  愤怒是每个人都有的情绪,但如何沟通愤怒,却是个难题。尤其是跟自己最亲密的人,如何和父母伴侣明确、坚定地表达自我?如何有效地承认、沟通自己的愤怒?

  初入职场的新人,心里会有很多的担心。对于一些道听途说的“潜规则”则是积极的学习,其实大可不必,学会有效地沟通,学会在会议上如何发言,如何远离职场中的三类”小人“,新人的职场生涯也是可以很顺利的哦。

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